Ein Wechsel gelingt besser, wenn der neue Leistungsumfang vor dem Start feststeht. Sammeln Sie deshalb zunächst die Punkte, die im bisherigen Ablauf nicht funktionieren: fehlende Tätigkeiten, unpassende Intervalle, Kommunikationsprobleme oder ungeklärte Zuständigkeiten. Diese Bestandsaufnahme hilft bei einer sachlichen Angebotsanfrage.
Vor der Beauftragung: den Bedarf klären
- Erstellen oder aktualisieren Sie die Raumliste mit Flächen und Bodenarten.
- Ordnen Sie die notwendigen Tätigkeiten den einzelnen Bereichen zu.
- Trennen Sie regelmäßige Reinigung, periodische Arbeiten und einmaligen Startbedarf.
- Nennen Sie passende Zeitfenster und sensible Bereiche.
- Vergleichen Sie Angebote auf Basis desselben Leistungsverzeichnisses.
Bestehende Vereinbarungen berücksichtigen
Prüfen Sie im vorhandenen Vertrag, welche Laufzeiten, Fristen und Rückgabepflichten vereinbart wurden. Stimmen Sie den neuen Starttermin erst ab, wenn die organisatorischen Voraussetzungen geklärt sind. Bei unklaren Vertragsfragen ziehen Sie die zuständige Vertragsbetreuung hinzu.
Checkliste für die Objektübergabe
- Schlüssel und Zugänge: Rückgabe und neue Ausgabe nachvollziehbar dokumentieren.
- Alarm und Ansprechpartner: Zuständigkeiten und Einweisung abstimmen; Zugangsdaten über einen geeigneten Weg übergeben.
- Material und Geräte: Eigentum, Restbestände, Lagerplätze und künftige Bereitstellung klären.
- Objektzustand: Auffälligkeiten und mögliche Vorschäden vor dem ersten Einsatz festhalten.
- Dokumentation: Vereinbarte Nachweise und notwendige Objektinformationen bereitstellen.
- Datenschutz: Vertrauliche Unterlagen und personenbezogene Informationen auf das notwendige Maß begrenzen.
Startreinigung und Regelbetrieb getrennt planen
Ein aufgelaufener Rückstand lässt sich nicht immer innerhalb des normalen Turnus beseitigen. Wenn eine gesonderte Grundreinigung nötig ist, sollte sie als eigene Leistung angeboten werden. So bleibt erkennbar, welcher Aufwand für den Start und welcher für die laufende Betreuung entsteht.
Die ersten Einsätze gezielt prüfen
Legen Sie eine Kontaktperson auf Ihrer Seite fest und bündeln Sie Rückmeldungen. Prüfen Sie die vereinbarten Bereiche und melden Sie Abweichungen mit Ort und Zeitpunkt. Ändern sich Aufgaben oder Intervalle, wird das Leistungsverzeichnis aktualisiert.
Unsere Seite zur Qualitätskontrolle beschreibt den Umgang mit Leistungsnachweisen und Rückmeldungen. Wenn Sie einen Wechsel in Freiburg vorbereiten, können Sie eine Objektaufnahme für die Gebäudereinigung anfragen.